Huishoudelijk reglement Tennisclub Zomergem vzw

 

Artikel 1 Algemene bepalingen

1. De vereniging genaamd TENNISCLUB ZOMERGEM VZW – afgekort TCZ (hierna: ‘de vereniging’) is opgericht op 5 februari 1981 en is gevestigd te Zomergem met zetel te 9930 Zomergem, Hofbouwstraat 7A.
2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de rechtbank zijn neergelegd.

Artikel 2 Leden

De vereniging bestaat uit alle toegetreden leden.
Er zijn 4 leeftijdscategorieën: jeugd -8, jeugd +8 , jeugd en volwassenen.
Naast actieve leden zijn ook de steunende leden volwaardig lid van TCZ.

Artikel 3 Ereleden

Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid hebben verkregen. Zij hebben geen verplichtingen meer t.o.v. de vereniging maar, zij hebben echter wel dezelfde rechten van de leden.

Artikel 4 Het lidmaatschap

1. Bij toetreding als lid vraagt het secretariaat volgende gegevens op: naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoon-/GSM-nummer en e-mailadres gezien de ledencommunicatie via e-mail verloopt. Jeugdleden worden aangemeld door hun wettelijke vertegenwoordiger.
2. Het bestuur van TCZ bepaalt de ledenbijdrage. Slechts na betaling van het lidgeld is men volwaardig lid van TCZ.
3. Het bestuur van TCZ zorgt ervoor dat diegene die als lid is toegetreden, ook aangemeld wordt bij de overkoepelende sportfederatie. In dit geval TENNIS VLAANDEREN.
4. De leden genieten dan van de verzekering afgesloten door Tennis Vlaanderen voor alle aangesloten leden. Deze verzekering tegen sportletsels is enkel van toepassing voor de actieve leden en geldt zowel op de eigen terreinen als op tennisterreinen van andere clubs in het kader van interclubontmoetingen, recreatieve ontmoetingen in clubverband of individuele door Tennis Vlaanderen erkende competitiewedstrijden. Ook op de heen- en terugweg naar de tennisclub zijn de leden via Tennis Vlaanderen verzekerd.
5. De tennisterreinen van TCZ zijn enkel toegankelijk voor leden van TCZ. Voor genodigden (zie verder) en trainers geldt een uitzondering.

 Artikel 5 Een veilige sportomgeving

 Een veilige sportomgeving is essentieel om alle leden vrijuit en ongestoord te laten deelnemen aan de activiteiten. Onze sportvereniging engageert zich daarom om:

1. Al haar leden, bestuurders en vrijwilligers maximaal te beschermen door het afsluiten van de nodige verzekeringen.
2. Te streven naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en seksuele intimidatie.
   Wat is de visie van TCZ op (seksueel) grensoverschrijdend gedrag? Iedereen die lid is van TCZ, voor TCZ werkt of er op bezoek komt, moet zich veilig en goed kunnen voelen op onze tennisclub. We verwachten dat iedereen respectvol met elkaar omgaat. Daarbij willen we als tennisclub een omgeving creëren waar geen ruimte is voor grensoverschrijdend gedrag. Indien iemand toch grensoverschrijdend gedrag ervaart of getuige is, willen we samen met die persoon op zoek gaan naar een oplossing en indien nodig maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat het gedrag stopt.
   Wat is grensoverschrijdend gedrag? Gedrag is ongewenst als het jouw persoonlijke grens overschrijdt. Die grens is per definitie subjectief. Zo kan het zijn dat gedrag dat voor jou niet acceptabel is, wel aanvaardbaar is voor anderen. Daarom is duidelijke communicatie over je persoonlijke grenzen belangrijk, om misverstanden te vermijden.
   Het TCZ meldpunt voor grensoverschrijdend gedrag:
   – is er voor alle leden en bezoekers.
   – kan je bij terecht met vragen over of meldingen van verbale of fysieke agressie, pesten of ongewenst seksueel gedrag.
   – is er om je wegwijs te maken waar en bij wie je terecht kan
   – is te bereiken op telefoonnummer 0478 29 90 44 of via e-mail: lieve.grawet@tennisclubzomergem.be.
3. Sportief gedrag hoog in het vaandel te dragen en dit ook te verwachten van al haar leden (zie verder).
4. Te werken aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen.
5. Een open sfeer te creëren waarin naar iedereen geluisterd wordt.

Artikel 6 Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben volgende rechten en plichten:

1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen.
2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen, wedstrijden en activiteiten.
3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de algemene ledenvergaderingen.
4. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken, te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend. Het bestuur houdt géén rekening met naamloze berichten.
5. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van hun adreswijziging.
6. Zij hebben de plicht het lidgeld tijdig te betalen.
7. Zij hebben de plicht de reglementen van de vereniging na te leven, alsook de richtlijnen opgesteld door de federatie Tennis Vlaanderen.
8. Elk lid is aansprakelijk voor schade aangericht aan een eigendom van de vereniging. Elke vastgestelde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem/hen die de betreffende zaak het laatst heeft/hebben gebruikt, voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

Artikel 7 Terreinen

1. Reglementaire tenniskledij is verplicht.
2. Tennisschoenen zijn verplicht bij het betreden van de terreinen, ook voor coaches en eventuele begeleiders, die enkel plaats mogen nemen op de daartoe voorziene bank op de terreinen.
3. De terreinen worden onderhouden door een materiaalmeester, die instaat voor licht seizoensonderhoud. Deze is aangesteld door het bestuur van de vereniging. Vegen is na elk gebruik van de terreinen verplicht. Volg hierbij de veeginstructies op én gebruik hiervoor enkel de veegnetten die ter beschikking zijn op elk terrein.
4. Het is verboden de terreinen te betreden bij hevige regenval. Enkel wanneer de terreinen voldoende zijn opgedroogd en er geen plassen meer zijn, mag er op de terreinen gespeeld worden.
5. Het sproeien van de terreinen gebeurt automatisch. Manueel bijsproeien bij droge omstandigheden is verplicht.
6. Er mag niet gehangen worden aan de omheiningen, noch aan de tennisnetten.
7. Onsportief gedrag op de terreinen wordt niet geduld. Interclubleiders, wedstrijdleiders, tornooileiders, bestuursleden en trainers hebben het recht om in te grijpen bij onsportief gedrag van leden én bezoekers.
8. Alle afval deponeert men in de vuilnisbakken op de terreinen. Lege flessen brengt men terug naar het clubhuis.
9. Tekortkomingen meldt men zo snel mogelijk aan de materiaalmeester en/of een bestuurslid.

Artikel 8 Reservaties

1. TCZ maakt gebruikt van het reservatiesysteem uitgewerkt door Tennis Vlaanderen. Dit elektronisch reservatiesysteem is te vinden via een link op de website van TCZ en de mogelijkheden worden uitgebreid toegelicht op de bedoelde website.
2. Ongeldige reservaties worden meteen geweerd door het elektronisch systeem, dat beheerd wordt door het secretariaat.
3. Gereserveerde terreinen gaan steeds voor op tennispartijen zonder voorafgaande reservatie.

Artikel 9 Straffen

1. In het algemeen is strafbaar: zodanig handelen of nalaten, wat in strijd is met de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement, en//of besluiten van het bestuur van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
2. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een lid wordt gegeven door de tuchtcommissie van de federatie, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen. Deze sanctie kan leiden tot schorsing en eventuele uitsluiting van dit lid.
3. Bij een beslissing als bedoeld in punt 2. van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de aangestelde geschillencommissie. Deze commissie bestaat uit 3 leden van de raad van bestuur, waaronder de voorzitter.

Artikel 10 Clubhuis

1. De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden die zich in het clubhuis bevinden.
2. Het clubhuis is toegankelijk voor leden en niet –leden op dagen en uren die door het bestuur vastgelegd worden per seizoen.
3. Bij het gebruik van het clubhuis is het reglement van de aangestelde beheerder (VZW GEMEENTELIJKE SPORTCENTRA) prioritair voor wat betreft rookbeleid, prijszetting, nachtlawaai en dieren.
4. Alle consumpties zijn contant betaalbaar aan de barverantwoordelijke. Krediet is niet toegestaan.
5. Fietsen horen thuis in de fietsenstalling – op het terras moet men er op toezien de spelers zo weinig mogelijk te hinderen.
6. Laat geen persoonlijke spullen achter in het clubhuis en plaats sporttassen in de voorziene rekken.

Artikel 11 Alcoholgebruik

1. Het is niet toegestaan in de kantine of elders op het terrein van de vereniging zelf meegebrachte alcoholhoudende drank te gebruiken.
2. Het is niet toegestaan om in de kantine gekochte alcoholhoudende drank elders te gebruiken dan in de kantine of op het terras.
3. Het bestuur verzoekt jeugdleiders, trainers en andere begeleiders van de jeugd tijdens de uitoefening van hun functie het alcoholgebruik te beperken.
4. Het bestuur wil voorkomen dat personen onder invloed van alcohol aan het verkeer deelnemen.
5. Op basis daarvan kan het schenken van alcoholhoudende drank aan betreffende personen worden geweigerd.
6. Het bestuur stimuleert het maken van BOB-afspraken en sluit aan op de slogan ‘100% BOB, 0% op’. Hierbij zijn de belangrijkste noties: ‘Geen alcohol drinken als je nog moet rijden’ en ‘Maak als het kan een BOB-afspraak’.
7. Vanuit het oogpunt van na te streven alcoholmatiging wordt het gebruik van alcoholvrije drank gepromoot, onder andere door die goedkoper aan te bieden dan alcoholhoudende drank.
8. Personen die agressie of ander normafwijkend gedrag vertonen worden door de dienstdoende leidinggevende of barvrijwilliger uit de kantine verwijderd.

Artikel 12 Sanitair 

TCZ maakt gebruikt van de douches en kleedruimtes van de aanpalende sporthal. Hier geldt het intern reglement van de beheerder.
De sanitaire unit aan de terreinen 4 & 5 is eigendom van TCZ. De sleutel hiervan bevindt zich in een sleutelkast, waarvan de code te vinden is op de site. Houd dit sanitair zelf proper uit respect voor de aangestelde voor het onderhoud en voor andere leden.

Artikel 13 Genodigden

Elk lid mag 1 x per jaar een niet-lid uitnodigen voor een tennispartij. De bijdrage van het niet-lid bedraagt € 5,50 per uur en moet vooraf vereffend worden door het lid aan de centrale kassa van het sportcentrum.

Artikel 14 Sponsoring

Het bestuur heeft diverse sponsorcontracten met gekoppelde richtlijnen.

Artikel 15 Privacy – GDPR (General Data Protection Regulation)

TCZ stelt alles in het werk om GDPR-compliant te zijn. De club respecteert de privacy van al haar leden, medewerkers en bezoekers en ziet er op toe dat persoonsgebonden gegevens correct worden behandeld.

Artikel 16 Wijziging van het huishoudelijk reglement

1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
2. Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden . Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste 14 dagen voor de vergadering in het cluborgaan gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezonden.
3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste 2/3 van de leden aanwezig is. Indien dit quotum niet aanwezig is, wordt binnen 4 weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.

Aldus vastgesteld in de raad van bestuur van de vereniging de dato 15 december 2017.

Namens het bestuur van de vereniging:

de voorzitter: Johny de Baere
de secretaris: Jeanine Vandevelde